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标题:让项目管理人年度规划夭折的四大症状是?
楼主

ETPPM
PMB:2725
省份:广东省
行业:IT软件
注册:2016/6/13
  
  
“年后上班的第一个工作周是什么状态?”
一句话形容:“恍恍惚惚、浑浑噩噩;高端词形容:节后综合症(一般在节后两三天出现,表现为持续情绪低落,而且感觉疲倦、工作效率低)。”

打工人们虽陷入节后综合症,但还是得强制开机。办公室里,项目经理小李已经唉声叹气好久了,一早打开邮箱,那些年后再说的工作,都“蜂拥而至”了,一时间无从下手。这种情况下,要想顺利进入工作状态,还得从破除节后综合症着手。

1.如何赶走节后综合症?
要想破除节后综合症,首先要梳理清具体的症状,对症下药才更轻松。
看看以下状态你是不是正在经历:
 工作ing,1分钟后,那天缘牟私猩睹�
 晚上睡不着、早上起床困难,上班哈欠不停。
 一到工位就打开了电脑,两小时后,新建的文档还是空白。
 邮箱里的邮件爆满,迟迟不敢点击查阅。
 ……


简要概括一下,共有四大典型症状:
症状一:注意力不集中
【应对策略】:项目管理人可以从项目着手。
回顾一下自己负责的几个项目目标,让项目目标和交付时间来鞭笞自己,工作紧迫感一下子就上来了。

症状二:工作紊乱不堪
【应对策略】:工作计划表了解一下。
To do list 写完,工作优先级也梳理清了。工作思路有了,就剩下逐步完成项目任务了。

症状三:内心无比焦虑
【应对策略】:代办事项列表都整理出来了,焦虑感应该还剩一半了。剩下的就是实施“一小步”计划。
从每件小事做起,持续迈出每一小步;工作状态在线了,焦虑感才无处躲藏。

症状四:工作无限拖延
【应对策略】:必要的会议来几个,复工会议能快速消除拖延症。
项目管理人的复工会议重点在于:明确项目目标以及各个项目阶段、任务的完成时间节点。Deadline的压迫感,是提升效率的良药。


除了上述的应对策略,咱项目管理人还缺一个称手的兵器,项目管理软件。
举几个例子:
 没有可视化的项目进度实时跟踪,交付的压力时强时弱;
 项目任务繁多时,总有遗漏的任务,借助任务看板可以帮你一目了然管理所有任务;
 项目任务的进度需实时汇报,不仅让自己安心,还能让领导放心,借助工时管理可以轻松跟进;
 复工会议那么多,会议重点难免遗忘,系统上提前建立会议日程、及时上传会议纪要等附件,会前通知、会后复盘都轻松。
咱项目管理人是不是有一点点心动了,下面以易趋项目管理软件为例,进行详细分享。


2.巧用工具,快速恢复工作状态
2.1可视化的项目进度实时跟踪,击退不集中的注意力
项目管理人注意力不集中的症状,是由于还没有意识到工作的紧迫感。现在打开尘封已久的邮箱,上百封的未读邮件就会让你一下子精神抖擞了。当然对于项目管理人来说这还不是致命一击,没有什么比得上项目进度飘红、延误来得直接。不复盘是感觉不到危机感的,但借助一款项目管理软件,轻松让你掌握项目所有实时进度。

上午10点:
项目经理已经摸鱼一小时,心理建设做得差不多了。这时候打开易趋项目管理软件,可以一键切换查看自己负责的项目进度情况。绿灯代表一切正常;亮黄灯就要多多注意,这是有一点点延误的信号了;如果亮红灯,这是已经延误了,赶紧快速找到延误任务的负责人了解情况进行处理(系统中每个任务支持指定有且唯一的责任人)。这注意力还有机会分散?

2.2一目了然的任务看板,击退工作紊乱不堪
最为关键的项目进度了解清楚了,接下来就是其他的琐碎工作处理。

上午11点:
年前的积累的工作,现在感觉理不清了?那就打开“我的任务”列表,看板模式让你一目了然;同时还支持日历和列表模式。

对于新增的任务,也可以轻松建立;任务可以关联具体的项目,明确任务类型、优先级、所需工时等详细信息。

2.3工时管理对项目任务实时跟进,击退焦虑感
项目任务都梳理清了,接下来终于可以解决这周的具体工作安排了。周计划安排上,从容易处理的小事着手,焦虑感直线下降。啥?要干的活太多,不知道具体怎么安排?

下午2点:
咱项目管理人,可以打开易趋项目管理软件——工时管理模块了。首先可以导入本周任务(这是领导分配给你的这周工作任务);其次就是根据梳理的工作计划表,添加这周的其他任务,可以关联到具体的项目。


2.4规范化管理项目复工会议,击退工作无限拖延
项目复工会议不开,总感觉自己的工作还能再拖一下。开完同步了项目进度和任务完成时间后,一下子就慌了。但是咱项目管理人怎么可能只开一个会议呢?那会议都是无限续杯模式的,会前准备和会后跟进尤其重要,这时候怎么高效处理呢?

下午3点:
不同的项目组肯定要轮流开,同步思想。这时候可以在易趋系统中新建不同的项目会议,可以记录项目会议主题、举办时间、预计时长、参与人、记录人等重要信息,系统会同步给相关人员,这就省去了通知的时间。

会后的会议纪要以及所产生的任务,同样可以上传到系统中去,方便后续的工作跟进。这样简单清晰的会议流程,给咱项目管理人省去了不少时间,也不用担心自己或者团队成员有拖延工作的症状了。

3.总结
项目管理人好不容易忙碌一年才休息了七天,又迎来了充满节后综合症的七天工作周、经历了电话打爆和邮箱爆满的状态;要想快速找回工作状态,还得从破除节后综合症开始。找准注意力不集中、工作紊乱不堪、内心无比焦虑、工作无限拖延等四大典型症状,对症下药才能快速根除,同时搭配一款专业的项目管理软件才能更加高效进入工作状态。

回复 | 引用 发表时间:2023/2/8 15:39:28
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